Invoice berulang untuk langganan bulanan

Kapan perlu invoice berulang?

Invoice berulang cocok untuk tagihan dengan jumlah dan jadwal tetap, misalnya:

• Sewa tempat atau peralatan.
• Retainer jasa, seperti pembukuan, pemasaran, atau konsultasi bulanan.
• Maintenance situs web, hosting, atau langganan software.
• Les, kursus, atau katering bulanan.

Sepakati dulu dengan pelanggan

• Periode tagihan: setiap minggu, setiap bulan, atau setiap tiga bulan.
• Tanggal tagihan, misalnya setiap tanggal 1, dan jatuh temponya, misalnya 7 hari kemudian.
• Dibayar di muka (ditagih awal periode) atau di belakang (ditagih setelah periode berjalan).
• Kapan berakhir: setelah kontrak 12 bulan, atau sampai salah satu pihak berhenti.
• Apa yang terjadi kalau harga berubah atau pelanggan berhenti di tengah periode.

Tulis kesepakatan ini, misalnya di surat penawaran atau kontrak, supaya tidak ada salah paham.

Setiap invoice tetap berdiri sendiri

Invoice berulang bukan satu invoice yang dipakai berkali-kali. Setiap periode menghasilkan invoice baru dengan nomor, tanggal, dan jatuh tempo sendiri, sehingga setiap pembayaran bisa dicocokkan dengan tagihannya. Deskripsi seperti “Biaya maintenance bulanan” tetap jelas karena setiap invoice bertanggal sendiri.

Kirim otomatis atau periksa dulu?

Jika jumlahnya selalu sama, mengirim otomatis menghemat waktu. Jika jumlahnya bisa berubah, misalnya ada biaya tambahan atau pemakaian, lebih aman membuat draf dulu dan memeriksanya sebelum dikirim.

Yang sering terlupa

• Pantau pembayaran setiap periode: tagihan langganan yang tidak dibayar mudah menumpuk tanpa terasa.
• Hentikan atau jeda jadwal saat kontrak berakhir atau pelanggan berhenti.
• Perbarui harga di jadwal setelah ada kesepakatan harga baru.
• Jika Anda PKP, tanyakan ke akuntan Anda soal faktur pajak untuk tagihan rutin.