Cara menagih invoice lewat WhatsApp dengan sopan
Bagi banyak pelanggan di Indonesia, WhatsApp lebih cepat dibaca daripada email. Menagih lewat WhatsApp itu wajar, asal jelas, sopan, dan tepat waktu. Berikut jadwal pengingat, contoh pesan, dan etikanya.
Diperbarui 17 Okt 2026
Sebelum menagih: pastikan invoicenya jelas
Penagihan paling mudah kalau pelanggan tahu persis apa yang ditagih. Pastikan invoice punya nomor, jumlah, tanggal jatuh tempo, dan cara pembayaran, dan kirim dalam bentuk PDF atau tautan yang bisa dibuka kapan saja. Jangan hanya menulis nominal di chat.
Kapan mengirim pengingat
| Waktu | Tujuan pesan |
|---|---|
| Saat invoice dikirim | Kirim invoice dan pastikan diterima orang yang tepat. |
| Beberapa hari sebelum jatuh tempo | Pengingat yang ramah. |
| Hari jatuh tempo | Pengingat singkat. |
| Beberapa hari setelah jatuh tempo | Tanyakan status pembayaran dan apakah ada kendala. |
| Seminggu atau lebih setelah jatuh tempo | Lebih tegas, tawarkan solusi, dan telepon bila perlu. |
Ini pola umum saja. Sesuaikan dengan hubungan Anda dan kesepakatan dengan pelanggan.
Contoh pesan
Selamat siang, Bu Rina. Berikut invoice INV/2026/00042 dari CV Contoh Kreatif sebesar Rp11.100.000, jatuh tempo 16 November 2026. Invoice bisa dilihat dan diunduh di sini: [tautan]. Terima kasih atas kerja samanya.
Selamat pagi, Bu Rina. Sekadar mengingatkan, invoice INV/2026/00042 sebesar Rp11.100.000 jatuh tempo pada Senin, 16 November 2026. Jika sudah dibayar, terima kasih dan mohon abaikan pesan ini.
Selamat siang, Bu Rina. Invoice INV/2026/00042 sebesar Rp11.100.000 sudah jatuh tempo pada 16 November 2026 dan menurut catatan kami belum kami terima pembayarannya. Mohon dibantu cek, atau kabari kami jika ada kendala. Terima kasih.
Terima kasih, Bu Rina. Pembayaran untuk invoice INV/2026/00042 sudah kami terima. Senang bekerja sama dengan Ibu.
Etika menagih lewat WhatsApp
- Kirim di jam kerja, bukan malam hari atau akhir pekan.
- Sapa dengan nama, dan selalu sebutkan nomor invoice, jumlah, dan tanggal jatuh tempo.
- Satu pesan yang jelas lebih baik daripada banyak pesan pendek beruntun.
- Jangan menagih di grup atau di depan orang lain.
- Tetap sopan walau terlambat: jangan mengancam atau mempermalukan.
- Kalau pelanggan minta waktu, sepakati tanggal baru dan catat.
- Simpan percakapan dan bukti transfer sebagai catatan.
- Pakai nomor khusus usaha, misalnya WhatsApp Business, agar pelanggan mengenali Anda.
Menagih lewat WhatsApp dengan Shura
- 1Terbitkan faktur, lalu tekan WhatsApp di halaman faktur: WhatsApp terbuka dengan pesan berisi nomor faktur, jumlah, jatuh tempo, dan tautan, dalam bahasa pelanggan. Anda tinggal menekan kirim.
- 2Jika nomor telepon pelanggan tersimpan, pesannya langsung ke nomor itu. Nomor seperti 0812… otomatis menjadi 62812….
- 3Pelanggan membuka faktur dari tautan dan mengunduh PDF-nya tanpa perlu akun.
- 4Aktifkan pengingat email: Shura mengirimnya tiga hari sebelum jatuh tempo dan saat faktur terlambat. Faktur yang terlambat juga ditandai setiap pagi.
Gratis selama beta. Tanpa kartu kredit.