Cara membuat invoice yang benar

Invoice, kuitansi, dan faktur pajak: apa bedanya?

Invoice (sering juga disebut faktur atau tagihan) adalah dokumen yang Anda kirim ke pelanggan untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa. Isinya: apa yang dijual, berapa harganya, dan kapan harus dibayar.

• Invoice: permintaan pembayaran. Dikirim sebelum pelanggan membayar.
• Kuitansi: bukti bahwa uang sudah diterima. Dibuat setelah pelanggan membayar.
• Faktur pajak: dokumen pajak yang wajib dibuat Pengusaha Kena Pajak (PKP) saat memungut PPN, melalui sistem Direktorat Jenderal Pajak. Invoice biasa tidak menggantikan faktur pajak.

Yang harus ada di invoice

Tidak ada satu format invoice resmi untuk semua usaha. Namun invoice yang rapi dan mudah diproses pelanggan biasanya memuat hal-hal berikut:

1. Judul “Invoice” atau “Faktur”, supaya jelas ini tagihan.
2. Nomor invoice yang unik dan berurutan, misalnya INV/2026/00042. Jangan pakai nomor yang sama dua kali: nomor inilah yang dipakai Anda dan pelanggan untuk mencocokkan pembayaran.
3. Tanggal invoice, yaitu tanggal invoice diterbitkan.
4. Tanggal jatuh tempo, atau syarat pembayaran seperti “14 hari setelah tanggal invoice”.
5. Data penjual: nama usaha atau nama resmi perusahaan, alamat, email atau nomor telepon, dan NPWP jika Anda punya.
6. Data pembeli: nama perusahaan atau orang yang ditagih, beserta alamatnya. Untuk pelanggan perusahaan, tanyakan apakah nomor PO atau data lain perlu dicantumkan.
7. Rincian barang atau jasa: deskripsi, jumlah, harga satuan, dan total per baris.
8. Subtotal, potongan jika ada, pajak jika berlaku (PPN hanya jika Anda PKP), dan total yang harus dibayar.
9. Cara pembayaran: nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening, atau cara bayar lain yang Anda terima.
10. Catatan singkat bila perlu, misalnya “Mohon cantumkan nomor invoice di berita transfer.”

Contoh invoice sederhana

INVOICE
Nomor: INV/2026/00042
Tanggal: 2 November 2026
Jatuh tempo: 16 November 2026

Dari: CV Contoh Kreatif
Jl. Contoh No. 1, Bandung · NPWP: (jika ada)

Kepada: PT Pelanggan Contoh
Jl. Contoh No. 2, Jakarta

1. Desain ulang situs web   1 × Rp8.000.000   Rp8.000.000
2. Hosting 12 bulan         1 × Rp2.000.000   Rp2.000.000

Subtotal                                     Rp10.000.000
PPN 11%                                       Rp1.100.000
Total                                        Rp11.100.000

Pembayaran: transfer ke Bank Contoh, rek. 123-456-7890
a.n. CV Contoh Kreatif. Cantumkan INV/2026/00042 di berita transfer.

Nama, alamat, dan nomor rekening di atas hanya contoh. Tulis PPN hanya jika usaha Anda sudah dikukuhkan sebagai PKP. Cara menghitungnya ada di panduan PPN 11%.

Tips supaya invoice cepat dibayar

• Kirim invoice segera setelah pekerjaan selesai atau barang dikirim.
• Tulis tanggal jatuh tempo yang jelas, bukan sekadar “segera”.
• Pakai deskripsi yang dikenali pelanggan, misalnya nama proyek atau nomor PO mereka.
• Kirim dalam bentuk yang tidak mudah diubah, seperti PDF atau tautan.
• Catat setiap pembayaran, termasuk pembayaran sebagian, agar Anda tahu sisa tagihannya.
• Ingatkan dengan sopan sebelum dan sesudah jatuh tempo.

Soal meterai dan pajak

Menurut UU No. 10 Tahun 2020, bea meterai Rp10.000 berlaku antara lain untuk dokumen yang menyebutkan penerimaan uang lebih dari Rp5.000.000, seperti kuitansi. Apakah invoice Anda perlu meterai bergantung pada isi dan fungsinya, dan aturan pajak bisa berubah. Tanyakan ke akuntan atau konsultan pajak Anda.